Зворотній дзвінок
Зворотній дзвінок

У попередньому матеріалі ми детально розглянули передумови і переваги проведення аудиту земельного банку та зясували, що чіткий і структурований  процес управління земельним банком зміщує фокус земельного відділу з «гасіння пожеж» на цілеспрямовану роботу з нарощення, утримання чи консолідації земель. Наступний етап налагодження роботи — ефективний облік договорів оренди.

Залежно від мети підприємства і його стратегії розвитку, алгоритм роботи земельної служби може різнитися. Однак базові процеси залишаються однаковими – комунікація з орендодавцем, підписання угоди, розробка і оформлення технічної документації (за потреби) і реєстрація договору.

 

Навіщо потрібен реєстр договорів оренди?

Не зважаючи на розмір земельної служби і поставлені перед нею завдання, ключовим блоком завжди є фіксація стану земельного банку, адже саме ця операція забезпечує інші служби (агрономічну зокрема) та керівництво повною, актуальною і достовірною інформацією про орендовані або куплені землі.

Базовим документом про облік земельного банку підприємства виступає реєстр договорів оренди (власності). За ідеальних умов у ньому повинні бути зафіксовані усі кроки земельної служби – укладені договори, ті, що перебувають на реєстрації, та вже зареєстровані. Факти роботи з державними і комунальними землями, обмінами, процесами спадкування теж мали б відображатися тут, щоб формувати актуальну картину роботи земельного відділу. На кожному з етапів оформлення договору варто вносити записи, чи зміни у них, додаючи і актуалізуючи інформацію про орендодавця, земельну ділянку, право власності чи стан договору.

Електронний архів документів спростить роботу земельної служби

Підставою до внесення будь-якої інформації має бути відповідний документ. З міркувань безпеки, дотримання конфіденційності та розподілу доступу (з його одночасним спрощенням і автоматизацією), ми рекомендуємо використовувати не фізичні копії цих документів чи угод, а їх скановані версії. Це, в поєднанні з архівуванням документів і обмеженням доступу, мінімізує сторонній доступ до них, можливість втрати чи пошкодження. Скановані копії можуть зберігатися централізовано на сервері компанії, що дозволить надати доступ до них відповідальним особам, пришвидшити роботу (у порівнянні з використанням фізичних копій), а також за умови географічної розосередженості підприємства і його структурних одиниць – взагалі отримати доступ.

Однак все це забезпечує формування лише електронного архіву документів. Як же ним управляти та фіксувати всі ключові моменти роботи із земельним банком?

 

Забезпечити повний та актуальний реєстр договорів – задача не з простих

Вся інформація про земельний банк майже ніколи не зберігається в єдиному місці. Працівники земельної служби ведуть свій блок в електронних таблицях, фінансова служба – в 1С, ГІС-спеціалісти — працюють з картографічним блоком (і атрибутивною інформацією до нього) у спеціалізованих системах. Оренда державних і комунальних земель, а також обміни теж фіксуються окремо. Таким чином на підприємстві може існувати ціла система неінтегрованих баз даних, в яких один і той же запис містить різну інформацію.

Так виникають ризики, пов’язані із неповнотою і неактуальністю реєстру договорів, що, в свою чергу, не дозволяє вчасно реагувати на проблеми і робочі питання, призводить до втрати земельного банку. Існує і інша проблема, пов’язана з людським фактором: всі вищезазначені системи мають обмежені можливості щодо запобігання механічним помилкам. А якщо на підприємстві наявна довга історія обліку та внесення змін, кількість помилок, які спотворюють загальну картину, невпинно зростає.

Таким чином, у разі відсутності ефективної системи обміну, контролю і перевірки інформації, реєстр договорів неминуче накопичує помилки. Навіть якщо земельна служба у процесі роботи враховує всі перелічені проблеми, не виключені питання з реєстрацією і відображенням інформації у державних реєстрах. Для контролю цих нюансів варто перевіряти інформацію у реєстрах ДЗК/ДРРП.

Як систематизувати облік договорів та роботу земельної служби?

Перебудувати роботу земельного відділу, щоб покласти край таким проблемам, цілком можливо. В першу чергу, для цього потрібен системний підхід.

  1. Формування єдиної бази даних

Незалежно від того, це купівля нового підприємства, чи аналіз роботи давно діючого, розпочати радимо з інвентаризації. У таких випадках на практиці ми збираємо усі джерела інформації про земельний банк підприємства (реєстр землевпорядника, реєстр 1С, дані про обміни і т.д.), формуємо єдину базу даних.

  1. Інвентаризація договорів

Другий етап — інвентаризація самих договорів оренди, їх наявності та комплектності. У разі потреби на цьому етапі проводиться сканування документів і формується електронна база договорів оренди для різних облікових систем і користувачів.

  1. Перевірка даних у відкритих реєстрах

Наступним етапом є взаємна перевірка на відповідність даних у вивіреному реєстрі договорів оренди та відкритих реєстрах. Для зручності такої роботи доцільно використовувати аналітичний сервіс Vkursi Zemli, який дозволяє швидко і у повній мірі отримати всю інформацію з держреєстрів. На основі всіх виявлених неспівпадінь формуються як аналітичні звіти для керівництва, так і конкретні звіти про помилки до опрацювання земельною службою.

 

 

Як далі вести реєстр договорів?

Разове проведення процесу інвентаризації договорів оренди суттєво покращує роботу підприємства, запобігає виникненню проблем в управлінні земельним банком, дозволяє всім службам підприємства розраховувати на повну, точну і актуальну інформацію про використовувані землі. Але, за відсутності зручної і функціональної системи ведення реєстру (наприклад, системи ProZemli), з часом проблеми можуть виникнути знову.

Однак просто пересвідчитись у відсутності проблем та навести лад задля безпеки даних чи коректного зберігання паперових договорів не достатньо. Сьогодні інвентаризація договорів — це обов’язковий елемент загальної архітектури управління земельним банком. І цьому є декілька причин:

  1. Зростання консолідованості масивів в руках одного орендаря. Це провокує високу конкуренцію і проявляється в ірраціональних цінах, а також специфічній комунікації зі власниками земельних ділянок;
  2. Ринок землі. Період планування та контрактації зменшується, і наразі не всі учасники ринку готові укладати договори на тривалий період;
  3. Зростаюча активність учасників ринку, що купують землю як актив собі або третім особам. В цьому випадку консолідованість земельного банку чи площа ділянки не завжди має перший пріоритет.

Як результат, спостерігаємо наступну картину: власники земельних ділянок намагаються їх продати та розірвати договори оренди, а чинні орендарі цьому протидіють.

Законодавство України, Цивільний та Земельний кодекси України і Закон про оренду землі визначають підстави для розірвання договорів оренди земельних ділянок в судовому та позасудовому порядках. На практиці тут варто проаналізувати усі нюанси цих законодавчих норм, які можуть слугувати підставою для розірвання договору: від юридично некоректно складеного договору до деталей, як то нецільовий обробіток, фальсифікація підпису, обробіток за усною згодою, невитребувані паї, тощо. Будь-яка випущена з уваги деталь може стати підставою як для розірвання договору зі сторони власника, так і для активації конкурентів, адже інформація з реєстрів загальнодоступна, і виграє той, хто слідкує за змінами та швидко перенаправляє свої зусилля.

Отож, коректний, а ще краще «цифровий», облік договір оренди, інтегрований в загальну інфраструктуру процесу управління земельним банком, — це не менш важливий елемент, ніж чітке розуміння свого земельного банку (див. статтю Аудит земельного банку: бути чи не бути). І тут важливо пам’ятати, що такий облік повинен проводитись постійно, в режимі реального часу, а не у разі виникнення проблеми. Саме такий підхід закладає потужний фундамент для подальших змін і підвищення ефективності агропідприємства.

 


Про наступні кроки в управлінні земельним банком, зокрема — роботу з даними та автоматизацію роботи земельної служби — читайте у наших наступних публікаціях.

 

Василь Шиманський, керівник земельних проектів SmartFarming
Назар Малиняк, керівник центрального регіону SmartFarming

 

Консультант
Залиште контакти та отримайте безкоштовну консультацію!

    Дякуємо!
    Ваша заявка вже обробляється

    Незабаром ми з Вами зв’яжемося