Обратный звонок
Обратный звонок

В предыдущем материале мы подробно рассмотрели предпосылки и преимущества проведения аудита земельного банка и выяснили, что четкий и структурированный процесс управления земельным банком смещает фокус земельного отдела с «тушения пожаров» на целенаправленную работу по наращиванию, удержанию или консолидации земель. Следующий этап налаживания работы — эффективный учет договоров аренды.

В зависимости от цели предприятия и его стратегии развития, алгоритм работы земельной службы может различаться. Однако базовые процессы остаются одинаковыми — коммуникация с арендодателем, подписание соглашения, разработка и оформление технической документации (при необходимости) и регистрация договора.

 

Зачем нужен реестр договоров аренды?

Вне зависимости от размера земельной службы и поставленных перед ней задач, ключевым блоком всегда является фиксация состояния земельного банка, ведь именно эта операция обеспечивает другие службы (агрономическую в частности) и руководство полной, актуальной и достоверной информации об арендованных или приобретенных землях.

Базовым документом об учете земельного банка предприятия выступает реестр договоров аренды (собственности). При идеальных условиях в нем должны быть зафиксированы все шаги земельной службы — заключенные договоры, в процессе регистрации и уже зарегистрированные. Факты работы с государственными и коммунальными землями, обменами, процессами наследования тоже должны отображаться здесь, чтобы формировать актуальную картину работы земельного отдела. На каждом этапе оформления договора следует вносить записи, или изменения в них, добавляя и актуализируя информацию об арендодателе, земельном участке, праве собственности или состоянии договора.

Электронный архив документов упростит работу земельной службы

Основанием для внесения любой информации должен быть соответствующий документ. По соображениям безопасности, конфиденциальности и распределения доступа (с его одновременным упрощением и автоматизацией), мы рекомендуем использовать не физические копии этих документов или соглашений, а их сканированные версии. Это, в сочетании с архивированием документов и ограничением доступа минимизирует посторонний доступ к ним, возможность потери или повреждения. Сканированные копии могут храниться централизованно на сервере компании, что позволит предоставить доступ к ним ответственным лицам, ускорить работу (по сравнению с использованием физических копий), а также при условии географической рассредоточенности предприятия и его структурных единиц — вообще получить доступ.

Однако все это обеспечивает формирование только электронного архива документов. Как же им управлять и фиксировать все ключевые моменты работы с земельным банком?

 

Обеспечить полный и актуальный реестр договоров – задача непростая

Вся информация о земельном банке почти никогда не сохраняется в едином месте. Работники земельной службы ведут свой блок в электронных таблицах, финансовая служба — в 1С, ГИС-специалисты работают с картографическим блоком (и атрибутивной информацией к нему) в специализированных системах. Аренда государственных и коммунальных земель, а также обмены тоже фиксируются отдельно. Таким образом, на предприятии может существовать целая система неинтегрированных баз данных, в которых один и тот же файл содержит различную информацию.

Так возникают риски, связанные с неполнотой и неактуальностью реестра договоров, что, в свою очередь, не позволяет своевременно реагировать на проблемы и рабочие вопросы, приводит к потере земельного банка. Существует и другая проблема, связанная с человеческим фактором: все вышеуказанные системы имеют ограниченные возможности по предотвращению механических ошибок. А если на предприятии имеется длинная история учета и внесения изменений, количество ошибок, которые искажают общую картину, неуклонно растет.

Таким образом, при отсутствии эффективной системы обмена, контроля и проверки информации, реестр договоров неизбежно накапливает ошибки. Даже если земельная служба в процессе работы учитывает все перечисленные проблемы, не исключены вопросы с регистрацией и отображением информации в государственных реестрах. Для контроля этих нюансов стоит проверять информацию в реестрах ГЗК / ГРВП.

Как систематизировать учет договоров и работу земельной службы?

Перестроить работу земельного отдела, чтобы положить конец таким проблемам, вполне возможно. В первую очередь, для этого нужен системный подход.

  1. Формирование единой базы данных

Независимо от того, это покупка нового предприятия, или анализ работы давно действующего, начать советуем с инвентаризации. В таких случаях на практике мы собираем все источники информации о земельном банке предприятия (реестр землеустроителя, реестр 1С, данные об обменах и т.д.), формируем единую базу данных.

  1. Инвентаризация договоров

Второй этап — инвентаризация самих договоров аренды, их наличия и комплектности. В случае необходимости на этом этапе производится сканирование документов и формируется электронная база договоров аренды для различных учетных систем и пользователей.

  1. Проверка данных в открытых реестрах

Следующий этап — взаимная проверка на соответствие данных в проверенном реестре договоров аренды и открытых реестрах. Для удобства такой работы целесообразно использовать аналитический сервис Vkursi Zemli, который позволяет быстро и в полной мере получить всю информацию из госреестра. На основе всех выявленных несовпадений формируются как аналитические отчеты для руководства, так и конкретные отчеты об ошибках к обработке земельной службой.

 

Как дальше вести реестр договоров?

Разовое проведение процесса инвентаризации договоров аренды существенно улучшает работу предприятия, предотвращает возникновение проблем в управлении земельным банком, позволяет всем службам предприятия рассчитывать на полную, точную и актуальную информацию об используемых землях. Но, при отсутствии удобной и функциональной системы ведения реестра (например, системы ProZemli), со временем проблемы могут возникнуть снова.

Однако просто убедиться в отсутствии проблем и навести порядок в целях безопасности данных или корректного хранения бумажных договоров недостаточно. Сегодня инвентаризация договоров — это обязательный элемент общей архитектуры управления земельным банком. И этому есть несколько причин:

  1. Рост консолидации массивов в руках одного арендатора. Это провоцирует высокую конкуренцию и проявляется в иррациональных ценах, а также специфической коммуникации с владельцами земельных участков;
  2. Рынок земли. Период планирования и контрактации уменьшается, и пока не все участники рынка готовы заключать договора на длительный период;
  3. Растущая активность участников рынка, покупающих землю как актив себе или третьим лицам. В этом случае консолидация земельного банка или площадь участка не всегда является первым приоритетом.

В результате, наблюдаем следующую картину: владельцы земельных участков пытаются их продать и расторгнуть договоры аренды, а действующие арендаторы этому противодействуют.

Законодательство Украині, Цражданский и Земельный кодексы Украины и Закон об аренде земли определяют основания для расторжения договоров аренды земельных участков в судебном и внесудебном порядке. На практике здесь стоит проанализировать все нюансы этих законодательных норм, которые могут служить основанием для расторжения договора от юридически некорректно составленного договора до таких деталей, как нецелевая обработка, фальсификация подписи, обработка по устному соглашению, невостребованные паи, и тому подобное. Любая неучтенная деталь может стать основанием как для расторжения договора со стороны владельца, так и для активации конкурентов, ведь информация из реестров общедоступна, и выигрывает тот, кто следит за изменениями и быстро перенаправляет свои усилия.

Таким образом, корректный, а еще лучше «цифровой», учет договор аренды, интегрированный в общую инфраструктуру процесса управления земельным банком, — это не менее важный элемент, чем четкое понимание своего земельного банка (см. статью Аудит земельного банка: быть или не быть). И здесь важно помнить, что такой учет должен проводиться постоянно, в режиме реального времени, а не в случае возникновения проблемы. Именно такой подход закладывает мощный фундамент для дальнейших изменений и повышения эффективности агропредприятия.

 


О следующих шагах в управлении земельным банком, в частности — работе с данными и автоматизации работы земельной службы — читайте в наших следующих публикациях.

 

Василий Шиманский, руководитель земельных проектов SmartFarming
Назар Малиняк, руководитель центрального региона SmartFarming

 

Консультант
Получите бесплатную консультацию

Звоните по номеру +380 67 829 10 80
или оставьте ваши контакты и мы с вами свяжемся

    Спасибо!
    Ваша заявка уже обрабатывается

    Вскоре мы с Вами свяжемся